Logiciel de facturation pour diététicien

De la séance à la note d’honoraires

Vous pouvez préparer une note depuis une séance ou depuis la rubrique Facturation. Les lignes, le payeur et la prestation correspondent à l’opération concernée. Une note reste un brouillon avant son émission ; son numéro est attribué au moment prévu par le logiciel. Vérifiez le patient, la prestation, le montant et les mentions avant de l’émettre.

Les filtres permettent de retrouver les documents selon leur période ou leur statut. Le suivi distingue notamment les notes à encaisser et les notes payées. Un total affiché dépend des documents enregistrés et de leur état : il ne remplace pas le rapprochement avec vos règlements réels ou votre relevé bancaire.

Distinguer soin et prestation hors soin

Les consultations de diététique relevant du soin sont exonérées de TVA et utilisent la mention « TVA non applicable, article 261-4-1° du CGI ». Les prestations hors soin, comme des ateliers ou des interventions en entreprise, suivent le régime du praticien. Vous devez configurer les informations correspondantes et vérifier la nature de l’opération.

La catégorie du logiciel ne tranche pas toutes les questions fiscales. Une activité mixte peut nécessiter un examen de votre situation. Confirmez le régime applicable avec un conseil compétent ou l’administration, puis contrôlez les mentions avant émission. Les coordonnées d’un client professionnel et la prestation facturée doivent correspondre au document réel, pas à une fiche patient utilisée par défaut.

Garder les annulations et les avoirs

Une annulation de document émis ne consiste pas à effacer discrètement sa trace. Le logiciel conserve le lien entre la note et un avoir numéroté lorsque ce parcours s’applique. Vous pouvez retrouver la référence du document initial. Vérifiez les conséquences de l’opération, notamment lorsqu’un règlement a déjà été reçu ou qu’une prestation doit être remplacée.

Les devis ont un parcours distinct. Un devis accepté peut être transformé en brouillon de facture à relire avant émission. Les forfaits et bons disposent également d’informations propres. Ne confondez pas un document accepté, un document émis et une somme encaissée : chacun décrit une étape différente de votre activité.

Proposer un règlement par carte

Après configuration du compte de paiement, vous pouvez créer un lien associé à une note. NutriPros transmet le numéro, le montant et les identifiants techniques nécessaires au suivi du paiement, jamais le dossier clinique. Le patient saisit lui-même ses coordonnées chez Stripe. Le message, le SMS et le QR code utilisent l’adresse publique du site, même lorsque vous préparez la note depuis l’aperçu.

La confirmation est relue auprès de Stripe avant de marquer un paiement comme réglé. Un patient qui rouvre un lien déjà payé ne doit pas être invité à payer une deuxième fois. Vous vérifiez ensuite le statut de la note dans votre facturation. Le reçu Stripe et la note d’honoraires sont deux documents différents.

Remettre les pièces au patient

Le partage local est prioritaire lorsqu’il est disponible sur l’appareil. Pour une note payée, le patient payeur et une prestation de soin sans avoir, vous pouvez joindre l’attestation mutuelle. Cette attestation constate un paiement ; elle ne doit jamais accompagner une note encore à encaisser. Les fichiers sont préparés sur l’appareil, pas envoyés à nos serveurs pour être joints.

Si l’appareil accepte deux fichiers, le partage propose la note et l’attestation ensemble. S’il n’accepte qu’un fichier, les pages peuvent être assemblées dans un PDF unique. Les autres messageries nécessitent de joindre les PDF téléchargés. Contrôlez toujours le destinataire et la présence des pièces dans l’application choisie.

Comprendre les exports et le XML CII

Vous pouvez préparer des exports de notes et un livre des recettes pour la période retenue. Ces fichiers sont des supports pour votre organisation comptable. Leur contenu dépend des documents et règlements enregistrés ; contrôlez la période et les lignes avant de les utiliser pour vos déclarations.

Pour vos prestations hors soin facturées à une entreprise, NutriPros produit un fichier XML de facture électronique au format CII (norme EN 16931). Ce fichier est téléchargé séparément du PDF. Il n’est pas intégré dans un PDF/A-3. NutriPros ne dépose pas automatiquement le fichier sur une plateforme agréée. Vérifiez les exigences de votre plateforme et les obligations applicables à votre activité avant transmission.

Questions fréquentes