Agenda du diététicien

Préparer vos types de consultation

Les réglages permettent de définir les types de rendez-vous utilisés dans votre cabinet, leurs durées et les lieux associés. Une consultation au cabinet et une consultation à distance ne nécessitent pas les mêmes informations pratiques. Vérifiez vos horaires et vos paramètres avant de remplir le planning, notamment lorsque votre activité se répartit entre plusieurs lieux.

Les réglages du cabinet sont distincts du contenu nominatif de l’agenda. Les rendez-vous, leurs liens aux patients et la liste d’attente sont enregistrés sur votre appareil et, si vous activez la sauvegarde automatique, en copie chiffrée chez un hébergeur certifié HDS. Avec la prise de rendez-vous en ligne (formule Complet), les réservations de vos patients passent par le même hébergeur : leur nom et leur téléphone y sont chiffrés pour votre appareil. Cette séparation permet de retrouver vos paramètres professionnels sans que les réglages de votre compte contiennent les dossiers de suivi.

Consulter et modifier le planning

Les vues de l’agenda aident à examiner une journée, une semaine ou un mois. Vous pouvez ouvrir un rendez-vous et modifier les informations correspondantes. La grille permet de visualiser les durées et les créneaux occupés. Lorsqu’un rendez-vous est déplacé, vérifiez que le nouveau moment convient et que l’information a été confirmée auprès du patient.

Un changement affiché dans le logiciel n’est pas une notification automatiquement reçue par la personne, sauf pour un rendez-vous pris en ligne (formule Complet), où le patient reçoit un e-mail. Sinon, la confirmation reste une étape de communication à effectuer. Contrôlez la date, l’heure, le lieu et les éventuelles informations de visio avant l’envoi, surtout si plusieurs rendez-vous sont déplacés dans la même journée.

Échanger un calendrier par fichier ICS

Vous pouvez importer un fichier ICS contenant des créneaux d’un autre agenda. Les créneaux importés apparaissent comme occupés et ne deviennent pas automatiquement des dossiers patients. Cette opération permet de réserver visuellement le temps déjà engagé. Elle ne crée pas une synchronisation continue entre le service externe et NutriPros.

L’export ICS permet de récupérer les rendez-vous de la période proposée dans un format compatible avec des calendriers. Vérifiez son contenu et la destination avant de l’utiliser. Une application externe peut avoir ses propres réglages de synchronisation et de partage. L’export d’un fichier ne signifie pas que les données demeurent locales après leur ouverture dans un autre service.

Utiliser la liste d’attente

Vous pouvez inscrire une personne avec ses préférences de disponibilité. Lorsqu’un créneau se libère dans le parcours prévu, le logiciel aide à repérer les disponibilités correspondantes. Cette suggestion est une aide au choix des personnes à contacter ; elle ne réserve pas automatiquement une consultation et ne garantit pas qu’une personne est encore disponible.

Le message de proposition peut être préparé pour le canal choisi. Vous vérifiez les coordonnées, envoyez la proposition et attendez la réponse avant de confirmer. Si plusieurs personnes sont contactées, assurez-vous de ne pas attribuer le même créneau à deux patients. Actualisez la liste et le planning selon les réponses réellement reçues.

Envoyer les rappels vous-même

Les rappels peuvent reprendre les informations utiles du rendez-vous, comme l’heure et le lieu. Selon les coordonnées disponibles, vous utilisez un SMS, un e-mail ou une autre messagerie proposée. NutriPros prépare le texte, mais ne l’envoie pas automatiquement depuis un serveur, sauf pour les rendez-vous pris en ligne (formule Complet), rappelés par e-mail. Le destinataire et les détails doivent être contrôlés dans l’application choisie.

Le suivi d’envoi permet de noter votre action. Il ne prouve pas la réception ni la lecture du message. Si le rendez-vous a été annulé ou modifié, vérifiez que le texte préparé est encore valable. Limitez les informations au nécessaire : un rappel pratique n’a pas besoin de reprendre le motif clinique de consultation.

Garder une continuité en cas de changement d’appareil

L’agenda est enregistré dans le coffre de votre appareil, avec les autres données nominatives. Un nouvel appareil ne récupère pas automatiquement le planning. Avant une journée chargée, vérifiez que les rendez-vous utiles sont présents et que votre dernière sauvegarde peut être retrouvée. Si vous travaillez avec une autre personne, définissez clairement qui tient la version principale du calendrier local. Vous devez restaurer une sauvegarde chiffrée pour retrouver les rendez-vous et le suivi. Conservez une copie récente dans un emplacement maîtrisé, distinct de l’appareil principal si votre organisation le permet.

Pendant l’essai, créez un rendez-vous fictif, déplacez-le, préparez un rappel et testez un fichier ICS sans données réelles. Vérifiez ensuite que vous retrouvez le planning après verrouillage du coffre. Cette vérification aide à comprendre la différence entre votre agenda local, les documents exportés et les calendriers externes.

Questions fréquentes